Архивное хранение документов и их ликвидация

Архивное хранение документов и их ликвидация

В конце каждого рабочего года накапливается огромное количество документов, которые нуждаются в сортировании для определения их на хранение и утилизацию.
Порядок утилизации документов предполагает определенную последовательность действий, установленных законодательством, а так же правилами архивных учреждений и иными нормативами.
Любая организация, где ведется документация, нуждается в правильном проведении выявления дел к уничтожению. Сам этот процесс является очень ответственным занятием, так как он предусматривает создание экспертной комиссии по выделению документов.
Сначала предусмотрено проведение экспертизы бумаг, в ходе которой осуществляется отбор документов на хранение и утилизацию. При проведении этого действия опираются на перечень сроков хранения документов. По перечню каждая бумага имеет свои сроки для хранения, в зависимости от ее наименования.
В архивных учреждениях хранятся пожизненно документы, подтверждающие право собственности, строительные проекты, списки личного состава предприятия и прочие сведения. У бухгалтеров первичная документация должна быть сохранена на протяжении пяти лет. Разобраться в этом весьма сложно, ведь нужно не просто знать какой документ и сколько должен храниться, но еще и правильно составить опись бумаг и акт на уничтожение документов.
Отобранные документы, у которых не истекли сроки сохранности, должны отправиться в архив. Можно выбрать любой архив как государственный, так и муниципальный или хранить все бумаги в специально отведенном помещении, где соблюдены все нормы по хранению.
Помещение для хранения архивных документов должно отвечать всем противопожарным стандартам. Так же такое помещение должно быть оборудовано системой безопасности для исключения любой утраты документов. Этот момент предполагает оснащение помещения видео наблюдением, а также круглосуточной охраной. Помимо этого нужно соблюдать все температурные режимы и режимы, отвечающие за содержание влажности воздуха. И еще множество различных пунктов, выполнить которые не всегда возможно при использовании для хранения производственных помещений.
Лучше всего все же передать все документы на хранение в специализированные учреждения - архивы, где предусмотрено все необходимое для постоянного хранения бумаг.
Но самым главным является необходимость отслеживания всего пути ликвидации бумаг. Сегодня услуги по ликвидации макулатуры предлагают множество компаний, но из них только единицы соблюдают нормативы по утилизации. Случается так, что сдаются документы на ликвидацию, хранящиеся потом месяцами на складах в неприкосновенном виде, что может весьма плачевно сказаться для фирмы, которой эти бумаги принадлежали.
Нормативы предусматривают уничтожение в присутствии заказчика всех документов различными способами в зависимости от степени секретности